Рациональное распределение времени

Существует несколько основных причин, благодаря которым время расходуется бесцельно и бесконтрольно. В зависимости от особенностей характера каждого человека время впустую расходуется по-разному.

Неправильно выбранные цели. Представьте себе, что человеку, который только что тонул, вы в первую очередь приводите в порядок прическу и маникюр, а уже потом, начинаете делать ему искусственное дыхание, ведь это совершенно не рационально, не правда ли? Поэтому важно соблюдать определенный порядок действий, который наиболее оправдан.

Оценить имеющиеся данные, определить приоритеты, отказаться от ненужного и записывать все необходимые мысли.  В этом порядке нет ничего сложного. Необходимо составить список всех основных дел, не важно, рабочих, семейных или домашних. Затем требуется определиться с датой их выполнения, но при этом важно учитывать, чтобы она была реальной, то есть на один день нельзя планировать месячные дела – это не осуществимо. Записи лучше носить с собой, чтобы дополнять их по мере необходимости.

Отсутствие четкого письменного плана действий. Это хотя и требует некоторого времени, но совершенно необходимо. Выполняя план, экономиться гораздо больше времени, чем было затрачено на его составление. Планировать лучше на ближайшие 12 месяцев. В годовом плане прописываются основные цели, без разбивки на отдельные этапы. А вот уже в годовом плане нужно проводить планирование еженедельных дел, причем составление этих планов должно  стать привычным занятием. Составлять его можно и в пятницу, и в субботу, и в воскресенье. Годовой план должен стать своего рода путеводителем, на основе которого планируется еженедельный и ежедневный объем работ.

Борьба не с основной причиной, а с ее последствиями. При планировании своих действий, невозможно предусмотреть все неожиданности, которые могут подстерегать вас в течение следующей недели, месяца или года. В любое время возможно возникновение критической ситуации, на решение которой потребуется определенное время. Поэтому, разрабатывая план на будущее важно оставлять некоторое количество свободного времени, чтобы не сбиться с основного графика.

Порой, люди тратят основное время на устранение возникающих неприятностей. Но в том случае, если кризисная ситуация повторяется регулярно – это говорит не о неблагоприятном воздействии окружающей среды, а о просчетах в планировании. Необходимо тщательно проанализировать причины возникновения данных критических ситуаций, чтобы бороться не со следствиями, а с причинами их возникновения. Важно не только выявить, но и исключить причины, которые способствуют возникновению критических ситуаций. Кроме того, следует обратить внимание, на то, с кем или с чем, связаны эти причины, возможно, это определенные люди, проекты или сервисное обслуживание. Лучше всего осуществить действия, которые предупредят возможность возникновения неприятной ситуации. 

Отсутствие умения распределить обязанности. Категорически нельзя считать себя незаменимым и делать все дела самостоятельно. Это говорит не о работоспособности, а о неумении организовать работу подчиненных. Пытаясь выполнить все и везде самостоятельно, можно упустить что-то действительно важное.

Отсутствие умения пользоваться телефоном. Этот аппарат не только прекрасный помощник в работе, но и при неумелом использовании причина значительных затрат времени, причем впустую. Есть ряд людей, которые не умеют пользоваться телефоном только по необходимости, их разговоры можно обозначить, как напрасную трату времени. Поэтому если вы подчиненный, важно самостоятельно приучить себя к эффективному использованию этого продукта цивилизации, а если руководящий работник, то лучше взять на контроль, то, как именно пользуются ваши сотрудники телефоном, благо существует огромное количество специальных программ.

Увлечение компьютерными играми. Современный офис невозможно представить себе без компьютера, он необходим практически для всех операций, но, кроме того, он таит в себе постоянный соблазн для сотрудников – «отдохнуть» несколько минут, от «тяжких» обязанностей офисного труженика. Незаметно, эти минуты переходят в часы, а это безвозвратно потерянное время и возможности. Дисциплинируйте  себя самого и своих подчиненных,  строго препятствуйте столь непродуктивной потере времени.